Odată cu creșterea volumului de informații și distragerea atenției, uneori este dificil să rămâi motivat, și să lucrezi cât mai focusat la proiectele ce ți le-ai propus. Acest lucru nu doar că reduce productivitatea, ci și nivelul de fericirea, deoarece de multe ori ajungem la sfârșitul zilei simțindu-ne neîmpliniți.
De aceea recomandăm câteva sfaturi utile în acest sens ce v-ar ajuta să vă motiveze să munciți mai bine și să fiți mai focusat.
1. Identificați-vă Task-urile esențiale
Dacă vrei să-ți începi ziua cu dreptul, atunci trebuie să te pregătești cu o seară înainte. Faceți o listă scurtă cu cele mai importante lucruri ce trebuie să le realizați a două zi. Acestea trebuie să fie sarcinile care, dacă sunt îndeplinite, îți vor face ziua mai bună.
Încercați să păstrați lista scurtă, notând între trei și cinci task-uri. Cu cât adăugați mai multe sarcini, atunci lista va fi mai greu de atins și în cele din urmă nu își va învinge scopul.
Așa cum spune și autorul Gary Keller, care a scris cartea The ONE Thing, ideea principală este să identificați UN SINGUR lucru pe care îl puteți face, și care, dacă este făcut, atunci el vă va face toate celelalte lucruri mai ușoare.
2. Începe ziua rezolvând întâi sarcinile mai dificile
Dacă lăsați cele mai dificile sarcini pentru sfârșitul zilei, atunci veți fi epuizat și veți ajunge să amânați sarcina pentru a două zi, amânând astfel zi după zi.
Ce e mai bun decât să rezolvi sarcina cu cel mai mare impact, și care ar putea face celelalte sarcini mai ușoare?
Pentru a face acest lucru însă, trebuie să vă îndepărtați de lucrurile care vă vor determina să amânați, și asigurați-vă că evitați tot ce vă distrage atenția de la sarcina respectivă.
Așadar, începe-ți ziua cu cel mai dificil lucru de pe lista ta.
3. Evitați lucrurile care vă distrag atenția
Creierul nostru nu are capacitatea de a lucra la mai mult de un lucru la un moment dat. Așa că atunci când pretindem că „facem mai multe lucruri deodată”, comutăm de fapt între sarcini. Poate dura până la 23 de minute pentru ca creierul nostru să-și recupereze complet concentrația, după ce atenția ne-a fost distrasă de la un lucru la altul. Aceste distrageri ar putea fi diverse persoane din jur care vă întrerup sau chiar dispozitivele dvs. electronice, prin diverse notificări, sunete sau vibrații.
Problema este însă că simțim că suntem productivi în timp ce facem multitasking, așa că obținem o eliberare pozitivă de dopamină ca recompensă. Și acest lucru întărește obiceiul prost de a face multitasking.
Evitând distragerile, vei rămâne implicat în munca ta, și te va ajuta să fii mai eficient și să rămâi motivat. Pentru acest lucru poți îndepărta orice dispotiv electronic de lângă tine în timp ce lucrezi, poți închide ușa la camera în care lucrezi sau poți folosi o pereche de căști în timp ce lucrezi.
4. Grupează mai multe sarcini.
Gruparea sarcinilor se referă la gruparea sarcinilor similare și lucrul la ele în loturi. Acest concept nu este nou și este folosit în mod obișnuit în managementul operațiunilor ca parte integrantă a maximizării producției.
Ori de câte ori există o sarcină, este necesară o pregătire pentru ca aceasta să fie efectuată. De exemplu, stabiliți o oră, un loc sau un eveniment pentru a începe să faceți acest lucru. Prin gruparea sarcinilor în funcție de similitudine, utilizați timpul de configurare pentru mai multe lucruri, în loc să trebuiască să configurați de mai multe ori din nou și din nou, pierzând timp și energie.
De exemplu:
Citirea sau scrierea email-urilor: în loc să vă deschideți constant contul de e-mail, dedicați una sau două ore pe zi în care vă verificați email-urile. De obicei, 1,5 ore după ce ați început ziua de lucru este un moment bun pentru a rula primul lot.
Raportarea: Dacă trebuie să scrieți sau să citiți rapoarte, nu faceți asta așa cum va ajung, ci grupați întregul proces și alocați o parte din zi pentru a face acest lucru.
5. Folosiți Tehnica Pomodoro
Tehnica Pomodoro este folosită pentru gestionarea timpului și a fost dezvoltată de Francesco Cirillo la sfârșitul anilor 1980. Practic, constă în creearea de intervale de lucru de 25 de minute și apoi luarea unei pauze de 5 minute, după care ar începe un nou interval de lucru de 25 de minute. În mod normal, se recomandă să faceți o pauză mai lungă, de 15 minute, după 4 intervale Pomodoro.
Studiile au arătat că avem tendința să ne pierdem concentrarea și să scădem productivitatea dacă lucrăm perioade lungi de timp fără pauză. Prin urmare, este important să luăm pauze regulate și, poate chiar să facem un pic de activitate fizică, cum ar fi mersul pe jos, pentru a crește concentrarea dar și pentru a ne îmbunătăți nivelul de energie și a lucra mai bine.
Urmând aceste sfaturi simple, te vei simți mai motivat așa încât să muncești mai mult și mai bine.
